Zum einen kann der Systemadministrator bestimmen, welche Benutzergruppen welche Schaltflächen sehen dürfen. Siehe den unten stehenden Abschnitt „Aktionen deaktivieren“. Zum anderen kann jeder Benutzer nicht benötigte Schaltflächen in den Programmteilen ausblenden. Hierfür klickt man mit der rechten Maustaste in die Werkzeugleiste (Schaltflächenbereich) und wählt dort Anpassen. Nun kann man nicht benötigte Schalflächen mit der Maus aus der Werkzeugleiste ziehen. Im sich öffnenden Fenster Anpassen findet man im Register Befehle alle verfügbaren Schaltflächen. Von dort kann man die Schaltflächen wieder in die Werkzeugleiste ziehen.

Schaltflächen, die man entweder nie benötigt oder die bestimmten Benutzergruppen verborgen bleiben sollen, entfernt man wie folgt:

• Startbildschirm
  • → Schaltfläche „System“
    • → Benutzergruppen
      • → zu bearbeitende Benutzergruppe doppelklicken
        • → Register „Datenfenster“
          • → „Gesperrte Aktionen“ aktivieren. In der Liste darunter hakt man nun die zu sperrenden Aktionen an.
          • Der erste Begriff in jeder „Aktion“ einer Schaltfläche ist der Programmteil. Möchte man also im Programmteil „Artikel“ eine Funktion ausblenden/sperren, braucht man nur jene Aktionen, die mit „Artikel…“ beginnen, zu durchsuchen.